Pourquoi créer une signature mail professionnelle est beaucoup plus compliqué qu'il n'y parait ?

À première vue, une signature mail semble être un détail. Mais en réalité, elle est probablement l’un des supports de communication les plus contraignants à concevoir en entreprise.

La cause ? Pas le design mais tout ce qu’on ne voit pas : compatibilité entre les messageries, les différences d’affichage, les données qui changent selon les collaborateurs, les bannières, Outlook… surtout Outlook.

Derrière une signature mail qui fonctionne, il y a en réalité beaucoup plus de technique qu’on ne l’imagine.

Outlook : le premier défi de conception

Outlook est le logiciel qui pose le plus de problème en termes de compatibilité.

Pourquoi ? Parce que la version desktop d’Outlook utilise Microsoft Word pour afficher les emails. Vous avez bien lu, Word et non un navigateur Web.

Résultats : une grande partie du HTML et du CSS modernes ne fonctionne pas.

Concrètement, cela veut dire : 

• Impossible d’utiliser certaines propriétés CSS
• Obligation de construire les signatures en tableaux HTML imbriqués
• Obligation d’utiliser des styles spécifiques à Microsoft (les fameux styles MSO)

Une signature peut être parfaite sur Gmail ou Apple Mail mais complètement cassée sur Outlook.

Une signature mail, ce n’est pas un design mais un système

Quand on pense « signature mail », on pense souvent à un modèle unique que tout le monde utilise. Sur le papier, c’est vrai, d’où le principe d’uniformiser les signatures au sein d’une entreprise pour l’image de marque.

Mais en réalité, une signature doit s’adapter à plusieurs cas différents dans une entreprise.

Par exemple : 

• Certains ont un téléphone fixe et un mobile, d’autres seulement un mobile, voire rien du tout
• Certains ont une fonction dont l’intitulé est très court alors que d’autres non
• Certains veulent leurs propres réseaux sociaux sur les logos, d’autres non
• Si vous avez plusieurs agences répertoriés en France ou dans le monde, les liens des RS sont différents tout comme l’adresse et les numéros de contact

Au final, on ne conçoit pas une simple signature mais bien un système de signature capable de s’adapter automatiquement aux informations disponibles.

Le signature builder : l’éditeur intuitif des signatures

Avec le temps, nous avons été confronté à divers problèmes par rapport aux signatures et à leur édition.

Au départ, nous utilisions des modèles HTML que nous proposions comme base. Mais très vite, nous nous sommes rendus compte que les utilisateurs souhaitaient des signatures uniques avec des modèles bien spécifiques.

Ne pouvant réaliser ces démarches à leurs niveaux, nous utilisions nos connaissances pour développer sur mesure leurs modèles.

Mais notre but était de les rendre autonome et de leur donner la possibilité de pouvoir créer leurs divers modèles sans passer par nos services. Nous avons donc commencé à réfléchir à un outil capable de générer des signatures.

Progressivement, nous avons développé en interne notre propre outil de création de signatures, avec une logique simple : permettre de construire une signature visuellement, sans toucher au code, tout en générant derrière un HTML compatible avec les contraintes de messageries, notamment Outlook.

L’objectif était double : 

• Faciliter la création et la gestion des signatures
• Permettre de transformer la signature en véritable support de communication

Ce signature builder est le plus intuitif aujourd’hui. Fonctionnant avec un système de drag’n’drop, vous pouvez définir viotre structure, intégrer les éléments que vous avez besoin (nom, prénom, poste, adresse, etc) et choisir des options en fonction de chaque élément (mise en gras, suppression de telle ou telle information, ajout de d’icône ou non).

Et si vous ne savez pas par où commencer, nous proposons plus d’une dizaine de modèles que vous pouvez éditer en fonction de vos besoins.

Derrière une « simple » signature mail

Ce que beaucoup découvrent, c’est que derrière une signature professionnelle, il y a en réalité des contraintes, à la fois techniques, organisationnelles, marketing et de design.

Elle n’est plus qu’un simple bloc de texte en bas d’un email mais bien un outil organisationnel et marketing.

C’est pourquoi les entreprises utilisent des solutions centralisées comme Email Impact, capables de générer, gérer et faire évoluer les signatures de l’entreprise sans avoir à intervenir poste par poste.